Sistema de información contable y modelos de decisión financiera para empresas del sector real
1. Comerciante: son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.
Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:
1. Cuando se halla inscrita en el registro mercantil
2. Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto
3. Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio
Los comerciantes legalmente establecidos, o se han matriculado para tener derecho a ejercer su actividad de acuerdo con las normas de cada municipio o distrito deben tramitar los siguientes documentos
1. el Rut ante la DIAN
2. la matricula mercantil ante la cámara de comercio
3. la matricula de industria y comercio ante la tesorería municipal
4. la patente de sanidad expedida por la secretaria de salud publica
5. los certificados del cuerpo de bomberos
6. los certificados expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras publicas de acuerdo con la actividad. u objeto social del comerciante
2.Actos y operaciones mercantiles: El Registro Mercantil le permite a todos los empresarios que ejerzan cualquier actividad comercial acreditar públicamente su calidad de comerciante. Además, les facilita el acceso a información para conocer posibles clientes.
La MatrículaHace pública la calidad de comerciante, en la medida que visualiza al empresario frente a potenciales clientes que consultan los registros. Contiene información sobre los datos personales o empresariales y la situación económica de los comerciantes.
La inscripciónLa inscripción tiene por objeto darle publicidad a un conjunto de actos que la ley determina, y sólo surten efecto frente a terceras personas desde el momento que se realiza.
De este modo, la normatividad les garantiza a los terceros conocer aquellos actos de los comerciantes, en los cuales tengan algún interés, pues por su inscripción en un registro público pueden ser consultados por cualquiera.
3. deberes y derechos de los comerciantes:
Me refiero a su escrito radicado con el número en referencia, a través del cual formula una consulta en los siguientes términos:
1) ENTENDIMIENTO
Teniendo en cuenta que una de las obligaciones del comerciante se refiere a conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades, el Decreto 2649 de 1993 en su artículo 134 consagró lo siguiente:
“Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobantes. No obstante lo anterior, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. (...) (Se subraya)
Por su parte, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (“Ley anti trámites”) dispuso en relación con la racionalización de la conservación de libros y apeles de comercio que:
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. (...) (Subrayado fuera de texto)
Adicionalmente, el artículo 86 de la misma Ley 962 preceptúo (sic) que:
La presente Ley rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. (se subraya)
2) PREGUNTAS
A) ¿Se entiende que el artículo 28 de la ley No. 962 de 2005 derogó el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993?
B) En caso de que la respuesta al interrogante anterior sea negativa ¿Cuál es el efecto del artículo 28 de la ley No. 962 de 2005, sobre la conservación de los libros y papeles de comercio) y en especial, ¿Sobre qué libros y papeles de comercio aplica el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, y sobre que libros y papeles de comercio aplica el artículo 28 de la ley No. 962 de 2005?
Al respecto es oportuno advertir en primer lugar, que el artículo 134 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hizo en su momento una importante aclaración respecto del lapso de tiempo durante el cual debían mantenerse los “documentos que deben conservarse” en clara alusión a los artículos 49 y 60 del Código de Comercio, el primero de ellos que de manera general y en abstracto sienta el principio de lo que debe entenderse por libros de comercio y el segundo que se refiere al término de preservación y forma como debe llevarse a cabo la guarda de los mismos.
Ahora bien, la Ley 962 de 2005 en su artículo 28 regula la “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio”, en términos que hacen expresa referencia al tiempo en el cual los documentos deben estar a cuidado del comerciante o de persona que no siéndolo “se encuentre legalmente obligada a conservar esta información”, disminuyéndolo a un período de diez años; y, al formato en que deben preservarse, el que deja al libre arbitrio del interesado siempre y cuando con él se garantice la exacta reproducción del documento, con lo cual modifica en su totalidad la primera de las normas citadas, lo que al tenor de lo previsto en el artículo 71 del Código Civil produjo la derogatoria tácita del artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, independientemente de cualquier otra consideración de orden legal.
Derechos del comerciante.Se le informa que, con base en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, la doctora Carmen Ligia Valderrama Rojas, Jefe Asesora de la Oficina Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio, allegó a esta Entidad su escrito enviado vía e-mail solicitando la dirección de la página donde pueda encontrar información sobre el tema de la referencia.
Sea la oportunidad para precisar, que de acuerdo con el numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, al Presidente de la República como Jefe de Estado, Jefe de Gobierno y Suprema Autoridad Administrativa, le corresponde ejercer de acuerdo con la ley, la inspección, vigilancia y control sobre las personas que realicen actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquiera otra relacionada con el manejo, aprovechamiento o inversión de recursos captados del público. Así mismo sobre las actividades cooperativas y las sociedades mercantiles.
La facultad que a propósito se resalta fue delegada en esta Entidad tal y como puede observarse del artículo 83 de la Ley 222 de 1.995, al prever que el Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de Sociedades la inspección, vigilancia y control, sobre las sociedades comerciales, funciones que se orientan a velar porque éstas en su formación, funcionamiento y desarrollo de su objeto social se ajusten a la ley y a los estatutos (artículo 84. Ley 222 de 1.995).
Como puede apreciarse, las facultades de esta Entidad, recaen únicamente sobre las sociedades mercantiles y sobre ellas ocupa su atención y hace los pronunciamientos respectivos amparados en las normas legales que las rigen, esto es, las compiladas en el Código de Comercio (Libro Segundo, alusivo a las Sociedades Comerciales) y demás normas complementarias, precisión con la que no se pretende de ninguna manera desconocer la calidad de comerciante que les atañe, sino en pos de concretar el alcance de sus atribuciones.
Es así que, si tiene interés en consultar los diferentes pronunciamientos, referidos en su mayoría a aspectos diversos de las sociedades comerciales, ámbito de su competencia, podrá recurrir a la Página Web www.supersociedades.gov.co, o a la biblioteca de la Entidad.
Concretamente en cuanto al tema en cuestión vale la pena manifestarle, que si bien el Código de Comercio (estatuto que rige a los comerciantes) no se ocupó en un acápite especial de los derechos de este gremio, a lo largo del mismo se puede detectar, que así como son sujetos de ciertas obligaciones propias de esa calidad, los mismos, en respuesta a éstas, gozan de ciertos derechos y privilegios, es decir, que unos y otros son correlativos, como quiera que cada obligación comporta una derecho y por el contrario, cada derecho comporta una obligación. De todas maneras, el Despacho se permite a manera de ejemplo traer a colación algunos derechos consagrados en el Código de Comercio, pero que, como éstos, podrían mencionarse muchos más: el derecho al nombre comercial (artículo 603); el derecho a que se les respeten los secretos industriales (Artículo 48 Ley 222 de 1.995); el derecho a que se le garantice la libre y leal competencia económica mediante la prohibición de actos y conductas de competencia desleal (Arts. 75 a 77, derogados por la Ley 256 de 1996) etc.
Refiriéndose a las obligaciones de los comerciantes, expresa el doctor Enrique Gaviria Gutiérrez en su obra "Las Sociedades en el Nuevo Código de Comercio" Ed. Temis, 1975, pág. 35, que "Es apenas natural que, al formar los comerciantes una clase especial de personas, sujetas a un estatuto legal peculiar, las normas que lo integran los sujeten también al cumplimiento de ciertos deberes específicos, que son una justa contrapartida de los privilegios que disfrutan y que se encaminan a lograr una difusión adecuada no solo de la condición misma del comerciante, sino de sus principales actos y documentos, exigiendo al mismo tiempo una conducta leal frente a los acreedores (declaración oportuna de la cesación de pagos) y frente a los colegas (prohibición de la competencia desleal), sin olvidar, finalmente, la obvia necesidad y conveniencia de documentar la totalidad de la actividad mercantil, mediante la elaboración y conservación de los comprobantes, la correspondencia y demás documentos, así como la confección de los respectivos registros contables.",.
De todas maneras es oportuno señalar, que dadas las funciones de la Cámara de Comercio previstas en el artículo 86 del Código Mercantil, y lo que ella representa frente a los comerciantes, así como sus intereses frente al gobierno y a los mismos comerciantes, dicha entidad podría ilustrarlo sobre el tema en cuestión.
En los anteriores términos se responde su inquietud, y se le advierte que su alcance es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
4. fenómenos societariosSe divide en:
Fusión: constituye una operación usada para unificar inversiones y criterios comerciales de dos compañías de una misma rama o de objetivos compatibles
Transformación: transformación de sociedades anónima en sociedades colectiva, comanditaria o de responsabilidad limitada, supuesto poco frecuente respecto de las dos primeras, ya que los socios adquieren una responsabilidad limitada, por las deudas sociales, frente a las limitadas que antes tenia
Escisión: es una reforma estatutaria por medio de la cual una sociedad traspasa parte de sus activos y o pasivos en bloque a una o varias sociedades ya constituidas o una o varias que se constituyen llamadas beneficiarias
Liquidación: la extinción de una sociedad mercantil es un fenómeno jurídico complejo. La sociedad es una colectividad que actúa en el trafico bajo la forma de una persona jurídica que se relaciona con terceros, creando una trama de vínculos jurídicos que no pueden cortarse de golpe en el instante de la disolución social
5. requisitos comerciales laborales y tributarios de constitución de las empresas:
- COMERCIALESTRAMITES: Notarías y sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
1. 1. Reunir los socios para constituir la sociedad (personas jurídicas)
1.2. Verificar en la Cámara de Comercio de Bogotá que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio (personas naturales o jurídicas).
1.3. Elaborar minuta de constitución y presentarla en la notaría (personas jurídicas), con los siguientes datos básicos: Nombre, razón social, objeto social, clase de sociedad e identificación de los socios, nacionalidad, duración, domicilio, aportes de capital, representanta legal y facultades, distribución de utilidades, causales de disolución, entre otros.
1.4 Obtener la escritura pública autenticada en la notaría (personas Jurídicas)
Empresa unipersonal: inscribir el documento privado o escritura pública ante notaría o ante el secretario de la Cámara de Comercio de Bogotá.
1.5 Matricular e inscribir la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de Comercio. Requisitos:
· Presentar la segunda copia de la escritura pública de la constitución de la sociedad (sólo para personas jurídicas)
· Diligenciar formulario de matrícula mercantil para establecimientos de comercio (si los tiene), personas naturales o jurídicas, y/o sucursales y agencias comerciales, según el caso.
1.6 Registrar los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio de Bogotá, así: Diario, mayor, inventarios y balances, actas (sociedades), según el giro ordinario de sus negocios.
1.7 Obtener el certificado de existencia y representación legal (personas jurídicas) o el certificado de matrícula mercantil (personas naturales).
1.8. Renovar anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, las matrículas mercantiles de las personas naturales, jurídicas y de los establecimientos de comercio.
2. TRIBUTARIOS
TRAMITES DE ORDEN NACIONALPaso de 1-4 en la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN (www.dian.gov.co)
· Personas Naturales: Cl 75 No. 15-74
· Personas Jurídicas: Cr. 10 No. 14-15
2.1 Solicitar formulario de registro único tributario, RUT.
2.2 Solicitar el número de identificación tributaria, NIT. Las personas naturales (comerciantes) deben llevar fotocopia de la cédula de ciudadanía y certificado de Cámara de Comercio, no mayor a tres meses de su solicitud.
Las personas jurídicas deben presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio de Bogotá (no mayor a tres meses de su solicitud).
2.3. Inscribir la sociedad en el registro único tributario, RUT, como responsable del impuesto al valor agregado, IVA.
· Requisito: diligenciar formulario en la dirección de impuestos y aduanas Nacionales, DIAN.
· Opciones: Régimen común y régimen retenedor.
Para personas jurídicas y personas naturales se debe presentar:
· Certificado de la Cámara de Comercio no mayor a tres meses de su solicitud
· Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad.
TRAMITES DE ORDEN DISTRITAL
Administración de Impuestos Distritales: Cr 30 No. 24-90 P.1
2.5 Inscripción al RIT, diligenciando formulario respectivo y cumpliendo los siguientes requisitos:
· Personas Naturales: Fotocopia de la cédula de ciudadanía y certificado Cámara de Comercio.
· Personas jurídicas: NIT y certificado de la Cámara de Comercio.
6. clasificacion de las empresas desde un punto de vista legal, económico, tipo de actividad y forma de asociaciónLa Empresa: es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotación de una actividad económica. Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:
· Sectores Económicos
· El origen de su capital.
· Su Tamaño
· Conformación de su capital
· El pago de impuestos
· El número de propietarios
· La función social
· La forma de explotación
Este curso hace parte de un conjunto que estarán a su disposición una vez haya finalizado éste, cursado el paquete completo y realizada las practicas pertinentes usted desarrollará la competencia de gestionar la Contabilidad en las Organizaciones Empresariales.
POR SECTORES ECONOMICOSExtractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales.Ejemplo: Cerrejón, ECOPETROL, Minas de Oro del Chocó.
Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad. Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes.
Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica. Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc.
Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos.Ejemplo: Hacienda, agroindustria.
Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado.Ejemplo: Acerías Paz del Río, Ingenio Risaralda.
POR SU TAMAÑOGrande: Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de trabajadores excede a 100 personas. Ejemplo: Comestibles La Rosa, Postobón, Gino Pascalli, etc.). Mediana: Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100.Pequeñas: Se dividen a su vez en.
Pequeña: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el número de trabajadores no excede de 20 personas.
Micro: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantías muy personales, el número de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados).
Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del negocio convirtiéndose en una unidad productiva.
POR EL ORIGEN DEL CAPITALPúblico: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcaldía de Pereira, Gobernación de Risaralda.
Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales.
Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo: Bancafé, La Previsora S.A.
POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL.
Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo (globalización). Ejemplo: Nicole
Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueños. Ejemplo: Alejandro Echavarría, Manuel Mejía Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo.
Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras.
Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad.
POR EL PAGO DE IMPUESTOS Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona Natural se inscribe en la Cámara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrícula del Establecimiento Comercial.
Están obligados a pagar impuestos, su declaración de renta aquí le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio.
Los libros que se deben inscribir ante Cámara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventario y de Balances y Libro Mayor y de Balances. ·
Sucesiones Ilíquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidación.
Régimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que
Exige la DIAN. Ejemplo: Las pequeñas tiendas, no están obligados a llevar contabilidad.
Régimen Común: Empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del régimen simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad.
Gran Contribuyente: Agrupa el mayor número de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantías superiores a los miles de millones de pesos. Son las más grandes del país.
POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOSIndividuales: Su dueño es la empresa, por lo general es él solo quien tiene el peso del negocio.
Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurídica, que destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles.
Su nombre debe ser una denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresión o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estén vinculados a la citada empresa.
Sociedades: Todas para su constitución exigen la participación como dueño de más de una persona lo que indica que mínimo son dos (2) por lo general corresponden al régimen común.
POR LA FUNCIÓN SOCIALCon Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero.
Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T.
Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.
Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia
7. organismos que ejercen el control y la vigilancia de las sociedades:
Cámara de comercioLa Cámara de Comercio de Bogotá es una entidad privada sin ánimo de lucro que promueve el crecimiento económico, el desarrollo de la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes y empresarios de Bogotá, y de 59 municipios del departamento de Cundinamarca que corresponden a su jurisdicción
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Superintendencia de sociedades
La Superintendencia de Sociedades es un organismo técnico, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, mediante el cual el Presidente de la República ejerce la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles, así como las facultades que le señala la Ley en relación con otras personas jurídicas o naturales
8. CAE (centro de atención empresarial)
Bogotá Emprende adquiere, organiza, procesa, comparte y utiliza toda la información y los conocimientos necesarios para que puedas Crear, Crecer y Consolidar tu empresa.
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1. ¿Qué se requiere para ingresar al CIEB? Un documento de identidad válido diferente a la cédula de ciudadanía. Recomendamos llevar lápiz o esfero y cuaderno para tomar apuntes. USB o disquete para guardar información.
2. ¿Cómo funciona el CIEB? A través del catálogo en línea usted puede consultar los materiales bibliográficos que están ubicados por colecciones (libros, revistas, videos, otros) en un sistema de estantería abierta para el libre acceso.
3. ¿Cómo puedo sacar en préstamo los libros del CIEB? Solo lo puede hacer a través del servicio de préstamo interbibliotecario (Convenio entre bibliotecas para el préstamo de libros)
4. ¿Puedo tomar fotocopias de los libros? Si se puede tomar fotocopias, de acuerdo con la licencia del Centro Colombiano de Derechos Reprográficos.
5. ¿Hay servicio de impresión? No hay servicio de impresión, pero usted puede guardar la información que consulte en un disquete o USB.
6. ¿Hay servicio de Internet? Si hay servicio de Internet para apoyar la autogestión de su plan de negocio y la investigación.
7. ¿Puedo consultar el catálogo en línea por Internet? Si, por la página http://www.ccb.org.co por la opción de Accesos directos, en la opción de Biblioteca – CIEB.
8. ¿Cuál es el horario de servicio?Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada continua Sábado 9:30 a.m. a 12:30 m. (Únicamente en CIEB Centro)
9. ¿Tienen servicio de Internet inalámbrico? No, pero se puede consultar Internet en los computadores dispuestos en la Sala de Lectura
10. ¿En el CIEB dan asesoría para elaborar el plan de negocios en línea? No, le ofrecemos orientación para ubicar información en los diferentes recursos (libros, videos, revistas, otros)
